ウォーターサーバーの勘定科目は？個人事業主と法人の場合の経費について解説

ウォーターサーバーを事務所に設置したいと考えている際に、経費として計上できるのか疑問に思っている方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、ウォーターサーバーを経費として計上できるのかについて、具体的な勘定項目の内容も含めて解説します。

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ウォーターサーバーの費用は経費に計上できる？個人事業主の場合と法人の場合

ウォーターサーバーの費用は、条件を満たせば経費として計上することが可能です。

この項目では、個人事業主と法人それぞれのケースについて、具体的に見ていきましょう。

個人事業主の場合

雇用している従業員がいない個人事業主の場合は、福利厚生費として計上することはできません。

ただし、ウォーターサーバーを応接室などに設置し、使用目的が来客用のためであると証明できれば、接待交際費として計上することが可能となっています。

法人の場合

法人の場合は、従業員のために設置したのであれば、「福利厚生費」として経費に計上することが可能です。

また、設置の目的が来客用のためというのであれば、「接待交際費」として計上することが認められています。

このように、ウォーターサーバーの設置目的によって適切な勘定項目を選ぶと良いでしょう。

ウォーターサーバーの勘定項目

それでは、ウォーターサーバーの勘定項目がどれに当てはまるのか、具体的な内容を見ていきましょう。

この項目では、ウォーターサーバーを経費として計上する際に使用できる勘定項目を7つ解説します。

賃借料

ウォーターサーバーをレンタル契約した場合には、『賃借料』の勘定科目を利用しましょう。

ウォーターサーバーの契約形態はレンタル契約が多く、また、基本的に短期での契約を想定している場合には、レンタル契約することが一般的です。

リース料

『リース料』は、賃借料とほぼ同じ意味の勘定項目ですが、その違いは契約形態です。

また、サーバー本体の契約料が無料で水代のみがかかる場合は、賃借料・リース料共に勘定項目に使用しませんので、別の勘定科目を使用するようにしましょう。

福利厚生費

業務に直接関連しないもので、多くの従業員が自由に使用できるものであれば『福利厚生費』を勘定項目として使用することが可能です。

そのため、ウォーターサーバーを従業員が自由に使用できる状態で設置しているケースであれば、福利厚生費として認められます。

一方で、社長室など限られた人のみが使用出来る環境や、従業員のいない個人事業主のケースは福利厚生費にあたりませんので、注意が必要です。

接待交際費

業務において、取引先などに対しての接待や謝礼にかかる費用には、『接待交際費』の勘定項目が使用可能です。

そのため、ウォーターサーバーを応接室などの来客者用のスペースに設置している場合は、接待交際費として経費に計上することができます。

また、従業員を雇用していない個人事業主の場合も、来客者用の設置として認められれば接待交際費として計上が可能です。

消耗品費

『消耗品費』とは、ガソリンなどの文字通り使用すると消耗する品に対して経費として計上できる勘定項目です。

ウォーターサーバーの場合、サーバーレンタル料以外にお水代が費用としてかかるケースでは、この水代を消耗品費として勘定項目に使用できます。

雑費

他の勘定項目に該当しない費用や少額の費用などは、『雑費』を勘定項目として使用することが可能です。

ただし、雑費は後から帳簿を確認した際に、費用の内訳がわかりにくくなることもありますので、可能であれば他の勘定項目を使用するのがおすすめです。

販売費

営業や販売のために使用した費用に対してあてはまる勘定項目が、『販売費』です。

企業活動において『販売』に関連する目的で使用したのであれば、販売費として計上することが可能となっています。

具体例としては、飲食店でお客さんへの飲料用にウォーターサーバーを設置した場合などには販売費として計上可能です。

ウォーターサーバーの費用を経費計上する際の注意点

ウォーターサーバーの費用を経費計上する際は、軽減税率に注意が必要です。

ウォーターサーバーにかかる費用の中でも軽減税率の対象となるものとならないものがありますので、この点は正確に把握しておく必要があります。

具体的には、お水代が軽減税率の対象となるので税率が8%であるのに対し、それ以外のサーバーレンタル代や配送料などは軽減税率の対象外ですので、税率が10%です。

そのため、経費として計上する際は、お水代とそれ以外で税率を分けて記載するように注意することが必要となります。

また、何らかの理由で税務調査が入った時に備え、経費で購入したことを証明するために、領収書などの証拠となる書類は必ず保管しておくようにしましょう。

事務所にウォーターサーバーを設置するメリット

この項目では、事務所などにウォーターサーバーを設置するメリットについて、具体的な例と共に解説します。

節税できる

ウォーターサーバーの費用をきちんと経費として計上することで、節税対策になるというメリットがあります。

法人や個人事業主は、収入から経費を引いた利益が大きいほど、税金も多く支払わなければなりません。

そのため、経費を正確に多く計上することで、税負担を減らすことが可能です。

従業員の満足度が上がる

費用に関すること以外でもメリットがあり、ウォーターサーバーを設置することで従業員の満足度が上がるという効果も期待できます。

業務中にいつでも簡単に美味しいお水を飲むことができますし、従業員が飲料水を購入する費用も節約させることが可能です。

このように、従業員のモチベーションアップが期待できるというのも、ウォーターサーバーを設置するメリットと言えるでしょう。

ゴミを削減できる

ウォーターサーバーを設置することで、従業員が自販機で飲料水を購入する機会が減ります。

それにより、社内で空き缶やペットボトルのゴミが減ることにも繋がりますので、これもウォーターサーバー設置によって期待できるメリットです。

急な来客でも素早く対応できる

ウォーターサーバーを社内に設置することで、来客の対応にもメリットがあります。

例えば、急な来客があった場合でもすぐに飲み物を提供することができますし、温水機能が搭載されているウォーターサーバーであれば、暖かいお茶やコーヒーも準備の必要なく出すことが可能です。

健康の向上につながる

ウォーターサーバーのお水は、清潔で安全かつ安心のお水であるというのが大きな特徴です。

備蓄水になる

日常以外でのウォーターサーバーのメリットとして、災害時の備蓄水になるというメリットもあります。

大規模災害時には断水するリスクもありますので、そのような時にウォーターサーバーのボトル水があると、そのままそれを備蓄水として使用することが可能です。

ウォーターサーバーの経費についてまとめ

以上のように、ウォーターサーバーは経費として計上することが可能です。

ただし、従業員のいない個人事業主の場合や、軽減税率の扱いについては事前に注意が必要となります。

導入を検討している場合は、勘定項目や税率を間違えず記載できるよう事前に確認しておくと良いでしょう。